Dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi

L’Agenzia delle Entrate, con risposta n. 142 del 24 giugno 2024, fornisce indicazioni in merito alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, in prevalenza per servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale.

In tema di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale o Cad). Da tale normativa emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.

Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata.

Restano fermi tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi, quali inerenza, competenza e congruità, e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.

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